MONITOR, Jakarta – Pengeloaan Arsip Kementerian Pertanian (Kementan) mendapat apresiasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Direktur Akuisisi ANRI, Rudi Anton menuturkan pengelolaan arsip di Kementan patut dibanggakan.
“Dari data penyerahan arsip statis lembaga negara 2015-2019, Kementan cukup bagus karena masuk urutan ketiga 10 besar lembaga negara yang menyerahkan arsip,” demikian dikatakan Rudi saat mengisi Webinar Kearsipan seri II yang diselenggatakan Biro Umum dan Pengadaan Kementan, kemarin Selasa (28/7/2020).
Dalam webinar ini, Rudi memaparkan dari Pasal 33 UU No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara yang menggunakan sumber dana negara adalah arsip milik negara. Ada 9 point apabila arsip tertata rapih, yakni akan berguna untuk perencanaan dan pengambilan keputusan, dukungan pelayanan publik pelindungan hak keperdataan rakyat, bahan pertanggung jawaban, pelindungan aset dan kekayaan intelektual, pembelajaran anak cucu, identitas dan memori kolektif, pelindungan eksistensi bangsa, dan alat bukti hukum.
“Kita tentu ingin akuntabilitas kerja dan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan berbangsa harus kita selamatkan. Dimulai dari unit-unit kerja, dengan konsep ada 11 UK II dan 167 UK III yang mengkordinaso usaha penyelamatan arsip di Kementan. Dan Kita punya central-central file yang mulai arsip itu aktif sudah tertata dengan baik,” jelasnya.
“Ini konsep pengorganisasian yang tertuang dalam Permentan 367 ini sangat baik dan bahkan ini perlu ditiru oleh K/L lain,” pinta Rudi.
Sementara itu, Kepala Biro Umum dan Pengadaan, sebagai Penanggung jawab Kearsipan di Kementan, Maman Suherman menyebutkan webinar kali ini dilatarbelakangi beberap hal, yakni pertama adalah sebagai tindaklanjut Surat Edaran MenPAN-RB Nomor 01 Tahun 2020 tentang Penyelamatan dab Pelestarian Arsip Negara Periode 2014-2019. SE ini dilatarbelakangi oleh amanat UU Nomor 43 tahun 2009 yang menekankan tentang penyelamatan arsip sebagai bahan pelestarian memori kolektif bangsa maka perlu melaksanakan kewajiban pengelolaan arsip dinamis.
“Selain itu juga memperhatikan bahwa akhir masa pemerintahan periode 2014-2019 dan/atau rencana pemindahan ibukota negara, arsip sebagai hasil kegiatan instansi dan pemerintahan perlu didata, diselamatkan dan dilestarikan,” ujarnya.
Kedua, Surat Edarab Sekjen Kementan Nomor 663/SE/TU.130/A/02/2020 tentang Penyelamatan Arsip Kementan periode 2014-2019. Ketiga adalah tindak lanjut dari surat ANRI Nomor KN.00 01/1367/2020.
“Dalam Surat ANRI tersebut mengharapkan agar semua lembaga negara segera melaksanakan percepatan penataan arsip serta kegiatan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke ANRI,” jelasnya.
Sekretaris Jenderal Kementan, Momon Rusmono mengingatkan kembali terkait Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Pertanian Nomor 663/SE/TU.130/A/02/2020 tentang Penyelamatan Arsip Kementerian Pertanian Periode 2014 – 2019. Dalam Surat Edaran tersebut mengamanatkan bahwa Unit Kerja lingkup Kementerian Pertanian agar melakukan beberapa hal penting.
“Pertama, melaksanakan indentifikasi, pendataan, pemberkasan dan menyusun daftar arsip kegiatan Kementerian Pertanian tahun 2014-2019,” sebutnya.
Kedua, kata Momon, melakukan pembinaan dan pemantauan kegiatan penyelamatan arsip pada unit kerjanya dan satuan kerja/unit instansi vertikal dibawahnya. Ketiga, mengalokasikan anggaran khusus kegiatan penyelamatan arsip yang disesuaikan dengan kebutuhan Unit Kerja.
“Keempat, penyelamatan arsip Kementerian Pertanian Periode 2014-2019 dilaksanakan paling lambat Juni 2021,” tegasnya.
Kemudian, Momon pun menjelaskan dalam membangun Sistem Kearsipan Kementerian Pertanian, saat ini telah ditetapkan 178 Unit Kearsipan Lingkup Kementerian Pertanian. Unit Kearsipan II sebanyak 11 unit dan Unit Kearsipan III sebanyak 167 unit yang ada di seluruh provinsi dan hampir sebagian besar kabupaten/kota se Indonesia sebagaimana tertuang dalam Surat Keputusan Menteri Pertanian Republik Indonesia Nomor: 367/KPTS/TU.110/M/6/2020 tentang Unit Kearsipan Lingkup Kementerian Pertanian. Dalam SK tersebut juga, dalam diktum Kelima diamanatkan agar satuan kerja Eselon I menetapkan tempat penyimpanan arsip inaktif (Pusat Arsip/Record Center) dan Unit Pengolah Arsip beserta central file pada lingkup kerjanya.
“Kementerian juga telah mengeluarkan berbagai perangkat lunak dalam membangun Sistem Kearsipan Kementerian Pertanian, mulai dari penetapan Klasifikasi Arsip, Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, Jadual Retensi Arsip, dan perangkat atau instrumen kearsipan yang baru saja disempurnakan yakni Permentan Nomor 6 tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pertanian, yang di dalamnya juga mengatur sarana pengendalinya yakni Tata Naskah Dinas Elektronik,” tuturnya.
“Berpegang pada aturan-aturan ini, seminggu yang lalu, kita baru saja melakukan evaluasi terhadap hasil pengawasan kearsipan internal Kementerian Pertanian tahun 2020 untuk Unit Kearsipan II dan beberapa Unit Kearsipan III,” sambung Momon.
Dalam webinar ini, Momon pun mengingatkan bahwa meski dalam kondisi Covid 19 agar para arsiparis, pengelola arsip harus jaga kesehatan dan lebih semangat lagi dalam bekerja, tetap kerja keras dan tetap semangat.
“Dan saya mengapresiasi webinar kali, yang penting adalah kerjanya,” ucapnya.
