MONITOR, Jakarta – Direktorat Jenderal Hortikultura Kementerian Pertanian Republik Indonesia kembali menjadi tujuan studi banding Pejabat Fungsional Arsiparis Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.
Kali ini Aparatur Sipil Negara (ASN) yang membidani tentang pengelolaan dokumen Negara itu (Fungsional Arsiparis) fokus untuk melihat dari dekat serta membandingkan pengelolaan arsip Direktorat Jenderal Hortikultura dan pengelolaan arsip yang ada di Kementerian Desa, Pembangunan Daerah tertinggal dan Transmigrasi.
Pengelolaan arsip yang dikelola dengan baik sesuai kaidah kearsipan pastinya akan menghasilkan ketataan arsip yang muda untuk ditemukan kembali. Hal inilah yang menjadikan Direktorat Jenderal Hortikultura giat mengelola arsipnya dengan baik dan benar.
Fungsional Arsiparis Ahli Muda, Masri, S.Sos yang sehari-harinya menata arsip di Ditjen Hortikultura itu berencana akan meningkatkan volume penataan arsip dan bersinergi dengan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya.
Masri juga mengungkapkan bahwa kesuksesan Direktorat Jenderal Hortikultara dalam memenangi berbagai kompetisi kearsipan tingkat Kementerian tak lepas dari perhatian pimpinan yang selalu memberikan dukungan anggaran pengelolaan dan keleluasaan dalam berkarya dibidang kearsipan.
“Pengelolaan arsip akan disinergikan dengan pengelolaan Perpustakaan, Informasi dan Dokumentasi sehingga nantinya informasi dapat tersampaikan dengan baik ke publik,” ujar Jenderal Hortikultura, Suwandi, Selasa (7/8)
Suwandi juga menjelaskan bahwa pengelolaan arsip di Ditjen Hortikultura telah menggunakan sistem elektronik dengan aplikasi berbasis website, Sistem Informasi Menajemen Arsip Inaktif dan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE).
Bahkan sejak Tahun 2014 Direktorat Jenderal Hortikultura tercatat menjadi Juara 1 (satu) lomba tertib arsip tingkat Kementerian Pertanian setiap tahunnya, serta salah satu arsiparisnya pernah menjuarai lomba arsiparis teladan tingkat Kementerian yang selanjutnya berkancah di tingkat Nasional.
Pada akhir dari kegiatan study banding ini, para arsiparis berencana akan saling mengunjungi dalam waktu dekat, untuk saling belajar dalam hal pengelolaan arsip.
Arsiparis di Kementerian Pertanian Republik Indonesia juga sudah memiliki organisasi profesi yaitu Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Kementerian Pertanian. Organisasi ini berfungsi untuk melindungi Arsiparis dari berbagai bentuk permasalahan hukum saat melalukan tugasnya sebagai pengelolah Dokumen dan Informasi.
Senada dikatakan oleh Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Kementerian Pertanian, Alif, bahwa pengelolaan arsip memang harus didukung oleh pimpinan di unit kerja masing-masing.
Lebih lanjut dikatakan, Arsip seringkali menjadi pokok masalah yang berakibat pada hilangnya aset Negara, sehingga pemerintah harus melakukan langkah-langkah preventif agar tidak terjadi kehilangan arsip seperti yang sering terjadi pada berbagai instansi pemerintah.
